A expansão das Secretarias Integradas (SIN) na 1ª Instância foi apresentada à presidente da Amagis, juíza Rosimere Couto, nesta terça-feira (2/9), pela juíza diretora do Foro da Comarca de Belo Horizonte, Andréa Cristina de Miranda Costa, e pelo gestor judiciário da Corregedoria-Geral de Justiça (CGJ), Iácones Batista Vargas. Conduzida pela Corregedoria, a proposta prevê a ampliação gradual e acompanhada, até o fim do biênio 2026-2028, de um modelo que já apresenta resultados positivos em experiências-piloto na Capital.

A estratégia reúne equipes, organiza atividades por núcleos especializados e padroniza fluxos e procedimentos, sem alterar a competência das unidades judiciárias ou a atividade jurisdicional dos magistrados. Conforme o material apresentado, a iniciativa busca responder aos desafios decorrentes do crescimento da demanda jurisdicional, da acelerada modernização digital do Judiciário, da necessidade de melhor aproveitamento da força de trabalho e da busca permanente por maior eficiência.

Equalização da força de trabalho

A proposta considera que a organização integrada das atividades pode reduzir assimetrias entre unidades com diferentes volumes e perfis de trabalho, permitindo que servidores sejam alocados de maneira mais equilibrada conforme as necessidades do serviço. A diretora do Foro detalhou aspectos da gestão operacional e funcional da Comarca de Belo Horizonte e ressaltou a importância da otimização do quadro de pessoal e do cumprimento das diretrizes vigentes.

Segundo Andréa Miranda, a necessidade de compatibilizar as demandas com a equipe disponível, aliada às determinações do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) relacionadas à lotação paradigma, levou à busca de alternativas para reorganizar os trabalhos cartorários sem sobrecarregar as equipes. “O modelo de Secretarias Integradas consiste na unificação das estruturas administrativas com competências semelhantes ou comutáveis. Entendemos ser importante racionalizar a força de trabalho, ampliar a eficiência operacional e impulsionar a tramitação dos feitos, além de motivar servidores e magistrados, pois a iniciativa também tem como foco a valorização das pessoas, da gestão ética e humanizada e da escuta permanente”, afirmou.

A proposta de expansão parte dos resultados alcançados em experiências já implementadas. Entre elas estão as integrações nas Varas de Tóxicos, Organizações Criminosas e Lavagem de Bens e Valores; nas Varas de Feitos Tributários do Município de Belo Horizonte; nas Varas das Garantias e na Secretaria de Audiências de Custódia; e nas Varas Criminais.

Os resultados observados nas fases-piloto demonstraram expressiva diminuição na taxa de congestionamento de processos, redução do tempo médio entre despachos e cumprimentos de decisões, uniformização de expedientes e maior agilidade no atendimento à sociedade. A iniciativa encontra-se, atualmente, em fase de alinhamento com as Varas de Família de BH.

Etapas da implantação

Na prática, cada Secretaria Integrada será estruturada a partir da organização conjunta dos trabalhos e da formação de equipes especializadas, denominadas “núcleos”, sob a liderança de gerentes. A proposta contempla a elaboração e a padronização de fluxos, rotinas, atos processuais e documentos, além da utilização de modelos de expedientes.

O desempenho será acompanhado por meio de relatórios estatísticos mensais e de mecanismos de supervisão, monitoramento e avaliação periódica. A implantação ocorrerá de forma gradual, em seis etapas. A primeira envolve a comunicação do projeto, reuniões de alinhamento e divulgação das diretrizes. Na sequência, serão elaborados diagnósticos, mapeadas rotinas, designados gerentes, definidas as equipes e estruturados os fluxos de trabalho.

A terceira etapa prevê a instalação funcional dos núcleos, a formalização dos fluxos, a padronização dos expedientes, a criação dos canais de atendimento e a implementação do novo layout, seguida da publicação da portaria de integração. Na quarta fase, as equipes passam a atuar de acordo com a nova organização, com acompanhamento intensivo das rotinas, identificação de inconsistências e correção de gargalos.

A quinta etapa será dedicada à estabilização do fluxo operacional, à consolidação das práticas, à efetivação da padronização e à aferição dos indicadores. Por fim, será elaborado relatório de avaliação, com análise dos resultados e definição da proposta de continuidade, revisão, expansão ou evolução do modelo.

Construção coletiva

A participação dos magistrados e o diálogo com entidades representativas do Judiciário foram destacados durante a apresentação como elementos importantes para a implantação da proposta. Para Andréa Miranda, a parceria com instituições como a Amagis contribui para fortalecer a confiança e o engajamento dos magistrados no processo de mudança.

A magistrada enfatizou que a transparência na apresentação das diretrizes e a escuta ativa das demandas dos juízes permitem desmistificar as mudanças operacionais, transformando o projeto de expansão das Secretarias Integradas em um esforço coletivo. “Nosso objetivo é proporcionar tranquilidade aos magistrados quanto ao cumprimento célere de suas decisões e garantir qualidade de vida aos servidores, eliminando distorções de sobrecarga de trabalho. Para isso, precisamos ter ousadia, inteligência e transparência. A evolução exige sair da mesmice e buscar soluções criativas. E a colaboração de todos é a chave para que possamos prestar um serviço de altíssima qualidade à sociedade”, disse.

A presidente da Amagis, juíza Rosimere Couto, destacou a relevância da iniciativa para o aprimoramento da prestação jurisdicional e ressaltou que a Associação estará aberta ao diálogo e à colaboração ao longo de todo o processo de implantação. “A modernização da Justiça precisa caminhar lado a lado com a valorização das pessoas e com a garantia de condições adequadas para o exercício da magistratura. As Secretarias Integradas representam uma iniciativa que busca racionalizar recursos, aprimorar os fluxos de trabalho e dar mais eficiência à prestação jurisdicional, sem interferir na autonomia e na atividade jurisdicional dos magistrados. A Amagis reconhece a importância desse projeto e estará ao lado do Tribunal, da Corregedoria e dos magistrados para contribuir com o diálogo, a construção de soluções e o sucesso de sua implementação”, disse Rosimere Couto.

Escuta e colaboração

O gestor judiciário da CGJ, Iácones Batista Vargas, ressaltou a dimensão humana e participativa da proposta e afirmou que a iniciativa está alinhada a uma das diretrizes da atual administração do Tribunal. Segundo ele, a implantação das Secretarias Integradas nas varas da Comarca de Belo Horizonte, um dos pilares da gestão do corregedor-geral de Justiça, desembargador Raimundo Messias Júnior, tem como prioridade o acolhimento dos magistrados e servidores que integram as unidades.

Iácones Vargas explicou que a modernização cartorária não se limita à reorganização dos fluxos de trabalho e depende de um processo permanente de diálogo com os profissionais envolvidos. “O objetivo central é assegurar um processo participativo, no qual a experiência e as sugestões de todos os envolvidos sejam consideradas, garantindo uma transição harmoniosa, serena e transparente”, afirmou.