Uma ferramenta em implantação no Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) vai melhorar o acompanhamento e o desenvolvimento de projetos em diversos setores: o Trace GP. Inicialmente, o sistema foi adquirido pela Diretoria Executiva de Informática (Dirfor) para o uso em seus processos internos, atendendo à Resolução 90 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). A resolução dispõe sobre o nivelamento da tecnologia da informação no Judiciário.
Ao longo das etapas da aquisição da ferramenta, contudo, as equipes da Dirfor constataram que as funcionalidades do Trace GP podem ser usadas em todo o TJMG, auxiliando setores diversos no gerenciamento de seus projetos. As fases incluíram uma consultoria para a realização de um diagnóstico e de um plano de melhoria, a elaboração de uma metodologia e o início da implantação do sistema.
O Trace GP permite o acompanhamento, em tempo real, de todo o andamento dos projetos, desde o seu início até a sua conclusão. A ferramenta gerencia fatores como custos, tempo, qualidade, recursos humanos, partes interessadas, riscos e aquisições, entre outros. Assim, o demandante de uma solicitação, ao acessar o sistema, consegue visualizar em qual etapa o projeto se encontra, quais são as fases previstas e vários dados disponíveis.
“Uma das vantagens do Trace GP é que ele padroniza a forma de solicitar as demandas de informática, além de permitir o seu acompanhamento online. Isso elimina a necessidade de refazer trabalhos antes executados um a um, bem como garante mais transparência e visibilidade a cada projeto. Espero que, após a finalização da implantação na Dirfor, essa melhoria seja expandida para os demais setores do TJ”, explica Patrícia Belloni, assessora técnica de governança da Dirfor. O novo recurso também vai trazer mais agilidade e otimização aos processos. Um dado atualizado em uma planilha, por exemplo, automaticamente estará disponível para a consulta dos usuários, sem a necessidade de atualizações manuais e do vaivém de documentos entre os setores envolvidos.
Capacitação
No fim de junho, a Dirfor iniciou os treinamentos para o uso da nova ferramenta. A fase de capacitação está prevista para durar até outubro. Todos os servidores da Dirfor e pelo menos um servidor de variados setores do Tribunal passarão pelos cursos. A capacitação prevê que cada usuário seja treinado em perfis diferentes, conforme o uso que fará do sistema: gestor, equipe, executor ou demandante, por exemplo.
A Secretaria Executiva de Planejamento e Qualidade na Gestão Institucional (Seplag) também já passou por treinamento para o uso da ferramenta no acompanhamento da execução do planejamento estratégico. “Se cada diretoria implantar o Trace GP para gerenciar seus projetos, os indicadores estarão todos ali para consulta”, detalha Patrícia Belloni.
A previsão é que todos os projetos em andamento na Dirfor estejam em acompanhamento pelo Trace GP até novembro deste ano. Durante dois meses a ferramenta estará em funcionamento assistido e, em fevereiro, começa a etapa de suporte técnico, contratado pelo TJMG por 12 meses. Os estudos do TJ para a aquisição do novo sistema começaram em 2012. O processo licitatório foi realizado em janeiro de 2014, e as primeiras ações ocorreram três meses depois.
Patrícia Belloni explica que, ao longo do tempo e conforme as necessidades detectadas por cada setor, será possível fazer aditivos ao contrato para a aquisição de módulos específicos para cada área. “É fundamental, entretanto, que todos compreendam que a ferramenta, por si só, não funciona. Ela depende do envolvimento das pessoas e de processos de trabalho disciplinados. Por exemplo, não adianta o Trace GP estar disponível se o sistema não for adequadamente alimentado pelo responsável por cada projeto”, diz.
Segundo o diretor da Dirfor, Antônio Rolla, a metodologia associada à ferramenta irá trazer controle e acompanhamento dos resultados do setor, priorizando a transparência, a eficiência e a comunicação dos projetos. “Com essa ação, o setor está alinhado com a gestão institucional na busca de resultados”, explica.
Fonte: TJMG