TJMG implanta Desdobramento do Planejamento Estratégico nos cartórios de 2ª Instância

A 1ª Vice-Presidência do Tribunal de Justiça de Minas Gerais deu início a um projeto-piloto que consiste na implantação do Desdobramento do Planejamento Estratégico (DPE) aplicado nos cartórios de 2ª Instância. A unidade inicialmente beneficiada, já a partir deste mês, é o 1° Cartório de Feitos Especiais (Cafes). O objetivo da iniciativa é promover a padronização e o aperfeiçoamento gerencial dos cartórios, estabelecendo uma linha de atuação que auxilie no cumprimento tanto do planejamento estratégico traçado pelo TJMG quanto dos macrodesafios e indicadores de desempenho do Poder Judiciário, estabelecidos pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) para os anos de 2021-2026.

O Desdobramento do Planejamento Estratégico inclui quatro etapas. A primeira delas é de diagnóstico, com a identificação de todas as questões que estejam impedindo o cumprimento das metas estabelecidas e a produção dos resultados esperados no cartório alvo da ação. Esse trabalho inicial, que será concluído em até 30 dias, vai levar em conta a realidade e os desafios que cada unidade enfrenta no seu dia a dia, provendo um planejamento personalizado e adequado ao cenário.

Cronograma

A fase seguinte é a de elaboração de um plano, com a definição das metas que devem ser alcançadas, bem como do cronograma para isso. A terceira etapa prevê um plano de ação gerencial, com o detalhamento de todas as ações que precisam ser adotadas pelo cartório. A última fase, de acompanhamento permanente, é a de garantir a continuidade das ações, de forma a manter os resultados positivos alcançados. Nessa etapa, estão previstos as correções e os realinhamentos que se tornarem necessários. Todas as fases do trabalho serão documentadas.

O projeto-piloto “Desdobramento do Planejamento Estratégico no âmbito da 2ª Instância” foi instituído pela Portaria-Conjunta 1.208/2021, com a finalidade de garantir o aperfeiçoamento da gestão administrativa e da governança judiciária, de forma a ganhar em agilidade e produtividade. “A Lei nº 13.726, de 2018, reforçou a necessidade de desburocratização do Poder Judiciário, suprimindo-se excessos do processo judicial, com racionalização de procedimentos, economia de recursos e consequente redução do tempo de tramitação dos processos”, explica o 1° vice-presidente do TJMG, desembargador José Flávio de Almeida.

Assim, para o magistrado, o desdobramento do planejamento estratégico aplicado é um modelo de gestão que foi concebido objetivando a aplicação de ferramentas de gestão na administração da justiça, com ênfase na desburocratização e na simplificação de procedimentos.

Inovação

O projeto-piloto será executado pela Secretaria de Padronização e Acompanhamento da Gestão Judiciária (Sepad), ligada à 1ª Vice-Presidência, e traz como inovação uma visão sistêmica para a gestão nos cartórios. Ao todo, serão analisados nove grupos temáticos, relacionados a histórico e estatísticas, metas do CNJ, produtividade, leiaute, acervo, processos de trabalho, gestão do conhecimento e de pessoas, bem como sustentabilidade.

Além de promover a melhoria de resultados e processos de trabalho nos cartórios, o DPE terá como fruto secundário a possibilidade de identificar boas práticas de gestão, que poderão ser validadas pela Sepad e virem a se tornar padrões a serem seguidos por todas as unidades.

Após o trabalho no 1° Cafes e a constatação da viabilidade do projeto, a 1ª Vice-Presidência pretende expandir a iniciativa para os demais cartórios judiciais, de forma a promover uma melhoria na qualidade dos serviços prestados.

Otimização

No âmbito das unidades judiciárias de 1° grau, o Desdobramento do Planejamento Estratégico foi conduzido pela Corregedoria-Geral de Justiça (CGJ), por meio do Núcleo de Suporte ao Planejamento e à Gestão da 1ª Instância (Nuplan), que acompanhou a implantação do DPE em aproximadamente 200 varas de Minas Gerais até o primeiro semestre deste ano. O trabalho teve início em dezembro de 2016 e continua.

Os resultados foram considerados surpreendentes pelas equipes envolvidas em grande parte das unidades judiciárias, com redução de acervo processual, eliminação de processos paralisados, otimização dos processos de trabalho e melhoria na entrega da prestação jurisdicional.

“Em tempos de questionamento da sociedade quanto à capacidade de o Poder Judiciário prestar a jurisdição com celeridade, economicidade e eficiência, a elaboração de um modelo de gestão focado na desburocratização e simplificação, com a revisão de procedimentos, de forma a torná-los mais dinâmicos, atende ao mandamento constitucional e ao anseio social de que os serviços públicos devam ser prestados com qualidade e eficiência”, explica o juiz auxiliar da 1ª Vice-Presidência, Rodrigo Martins Faria, que vai supervisionar as ações no âmbito da 2ª Instância.

Modelo

Segundo o juiz, o modelo que será aplicado na 2ª Instância foi criado a partir do trabalho do Nuplan, como um desdobramento do Planejamento Estratégico do TJMG, em atendimento à Resolução 198/2014 do CNJ. “Ele consiste na reunião de uma série de ideias que, conjuntamente, formam um modelo testado, que, na prática, já se mostrou efetivo no enfrentamento aos entraves da Justiça. O projeto objetiva aperfeiçoar o funcionamento do sistema de Justiça, produzindo mais com menos, economizando os já parcos recursos públicos e otimizando ao máximo a produtividade, celeridade e eficiência, considerando-se os recursos disponíveis”, detalha o magistrado.

O escrivão do 1° Cafes, Alexandre Aurélio de Oliveira, acredita que o desdobramento do planejamento estratégico para os cartórios da 2ª Instância só tem a contribuir para resultados com nível de excelência, conforme o mundo atual exige. “O Tribunal tem um corpo de alto nível. Com planejamento, medição, acompanhamento e metas, atingiremos um nível de produtividade invejável. Quase tudo que é apresentado pelo projeto é novidade, e vai exigir um engajamento de toda a equipe para que os resultados aconteçam”, afirmou. 

Para o escrivão, a implantação do desdobramento do planejamento estratégico trará muitas alterações na rotina cartorária já conhecida por toda a equipe. “As expectativas são positivas, pois será colocada em prática uma experiência que se mostrou vencedora na 1ª Instância.”

Fonte: TJMG