Visando à celeridade e à prestação jurisdicional eficaz, o Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), por meio da 1ª Vice-Presidência, digitalizou e indexou 5,2 mil recursos especiais e extraordinários (estes, destinados ao Supremo Tribunal Federal - STF) que foram remetidos ao Superior Tribunal de Justiça (STJ). A digitalização, que totalizou mais de 6 milhões de folhas, foi concluída em meados de janeiro; já a indexação, procedimento pelo qual cada documento dos autos (petição inicial, sentença, apelação, recurso especial ou extraordinário) é listado para ser localizado rapidamente, foi finalizada em 26 de fevereiro.
Após louvar o trabalho intensivo dos servidores e agradecer-lhes, o desembargador Almeida Melo ressaltou o apoio dado ao projeto pelo presidente Joaquim Herculano Rodrigues, que permitiu sanar a defasagem de equipamentos e recursos humanos e superar a resistência decorrente da burocracia e a demora nas licitações.
“Hoje o setor tem o funcionamento de um banco: assim como a instituição financeira compensa o cheque depositado no mesmo dia, o processo é digitalizado. Com essa ação, conseguimos, em cinco meses, alcançar produtividade inédita e máxima”, explica. O vice-presidente Almeida Melo esclareceu que a meta foi estabelecida no início da gestão, em outubro de 2012. Nos três meses anteriores, foram feitos estudos e treinou-se a equipe. Em seguida, a força-tarefa começou a operar.
Cooperação, capacidade, disciplina e eficiência
De acordo com o coordenador do setor de digitalização, Francer Moreira D’Almeida, 65 funcionários, entre efetivos, contratados por meio da Federação Nacional de Educação e Integração dos Surdos (Feneis), contratados da PH e estagiários, se aplicaram para zerar todo o acervo até 28 de fevereiro de 2013 e atingiram a meta dois dias antes. As tarefas foram feitas em etapas: a desmontagem, digitalização e montagem dos processos couberam aos funcionários surdos e a indexação de peças, aos efetivos.
“O setor foi criado em agosto de 2011, com a finalidade de digitalizar os recursos para o Superior Tribunal de Justiça (STJ), mas, com o passar do tempo, o acervo foi aumentando devido à falta de um equipamento adequado. Agora, a equipe administra apenas a demanda diária, que não é pequena. Em fevereiro, foram 75 feitos, e vale lembrar que em geral se trata de processos grandes, com muitos volumes”, esclareceu.
Francer afirma que alguns fatores foram fundamentais para o resultado obtido: a compra de equipamentos novos, o aumento do número de funcionários, a aquisição de software especializado, o treinamento que a equipe recebeu de um profissional da Diretoria Executiva de Informática para lidar com o programa e a melhoria do serviço de validação do sistema de indexação do STJ. O coordenador enfatiza, contudo, que a atuação do 1º vice-presidente do TJMG, desembargador Almeida Melo, foi decisiva.
“Nada teria sido possível sem a dedicação e o enorme esforço físico e mental da equipe, que trabalhou ininterruptamente, nos fins de semana e durante o recesso. Além disso, desde que assumiu, em julho de 2012, o desembargador se empenhou em agilizar a licitação para aquisição dos equipamentos e sua instalação. Ele acompanhou tudo o que fizemos e, quando terminamos, veio ver os armários vazios, parabenizou a todos. É um gestor dinâmico, que faz as coisas acontecerem”, resumiu.
Administração moderna e comemoração
A servidora Cynthia Mara da Silva Alves Saldanha, apoio da Coordenação de Autuação (Coaut), lembrou que os resultados não se limitaram à quantidade, mas primam também pela qualidade. Segundo Cynthia, a Dra. Teresa Cristina Garrido, do gabinete do secretário-geral da presidência do STJ, fez questão de registrar que o TJMG “não só zerou o acervo, como prestou um serviço de excelência”.
Responsável pelo treinamento do pessoal do setor de digitalização, Alex Aguiar de Figueiredo, da Diretoria Executiva de Informática (Dirfor), contou que o desafio inicial foi o volume de processos. Ele foi convidado para avaliar em que a tecnologia poderia ajudar a equipe e percebeu que, embora os equipamentos já estivessem providenciados, perdia-se muito tempo com a digitalização de folhas em branco.
“Encontramos uma ferramenta que resolvia o problema. Também fizemos uma análise da distribuição de trabalho nas diversas etapas, de modo a ampliar a capacidade de cada grupo e fazer remanejamentos para possibilitar um equilíbrio na produção”, relatou.
A conquista foi comemorada por toda a equipe com uma festa. Em meio a elogios a todos, o dia ficou registrado como mais um passo em direção a uma administração moderna e eficiente.
Foto: Marcos Xaveir / TJMG
Fonte: TJMG