A Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef) deu encerramento na manhã desta segunda-feira, 21 de agosto, ao Curso de Implantação do Modelo de Gestão Judicial, que teve por objetivo investir na formação gerencial de magistrados e servidores, com foco na melhoria da prestação jurisdicional. A atividade integra o Programa de Desenvolvimento Gerencial (PDG) do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG). Durante a atividade de ontem, foram apresentados os resultados obtidos em unidades judiciárias participantes da iniciativa.
Foto: Robert Leal/TJMG
O curso foi conduzido pelo juiz federal Carlos Henrique Borlido Haddad, que é também professor da Faculdade de Direito da UFMG, e pelo professor e consultor Luís Antônio Capanema Pedrosa. “Hoje é um dia muito especial, e me sinto orgulhosa e emocionada de ver o engajamento de todos à proposta do curso, de ver os resultados obtidos e de verificar que o empoderamento aconteceu em toda a equipe. Esperamos ver o mesmo empenho e entusiasmo contagiando outras varas”, observou a juíza auxiliar da 2ª Vice-Presidência, Lisandre Borges Figueira.
O curso contou com atividades presenciais na Escola Judicial, das quais participaram juízes e servidores de cerca de 20 varas, e com reuniões in loco em seis das unidades judiciárias, para monitoramento da implantação do modelo de gestão. As seis unidades foram a 1ª Vara Criminal de Belo Horizonte, a Vara de Execuções Criminais e a 2ª Vara Criminal e da Infância e da Juventude de Ribeirão das Neves, a 4ª e a 5ª Varas Cíveis de Contagem e a 3ª Vara Criminal de Betim.
Foto: Robert Leal/TJMG
Formação à distância
Na oportunidade, foi também lançado oficialmente o curso Administração Judicial Aplicada na modalidade à distância, com o objetivo de capacitar remotamente juízes e escrivães na administração das unidades judiciárias e na organização eficaz das estruturas e processos de trabalho. Por meio do programa, será incentivada a adoção de medidas inovadoras, a fim de possibilitar a melhoria sistêmica do desempenho nas varas vinculadas ao TJMG.
Foram convocados para participar do curso de gestão judicial à distância um total de 530 juízes e escrivães. O programa será dividido em dois ciclos: o primeiro se iniciou ontem e se estende até 28 de novembro, o segundo será realizado de 1º de fevereiro a 5 de abril de 2018.
Apresentação de resultados
1ª Vara Criminal de Belo Horizonte
“Em 21 anos de magistratura, eu nunca havia recebido apoio estrutural para desenvolver um modelo de gestão que fosse capaz de melhorar os fluxos de trabalho e de informações. O curso foi um momento muito importante de reflexão sobre nossas práticas e para mudança da cultura institucional, de modo a criar um fluxo de trabalho melhor, capaz de enfrentar as demandas e os desafios do amplo acesso à Justiça”, observou a juíza Maria Isabel Fleck, titular da 1ª Vara Criminal de Belo Horizonte.
Ao longo da implantação do modelo de gestão judicial, explicou a magistrada, foi feito um cuidadoso diagnóstico da vara e foram traçados planos de ação estratégica e de ação gerencial, entre outras iniciativas. “Criamos novos fluxos de trabalho, sanando vícios e criando metas”, explicou. Duas das experiências de sucesso que ela apresentou no encerramento foram a reformulação do atendimento no balcão, com metas diárias estabelecidas em equipe, e o projeto-piloto Suspro, que foi realizado por meio de uma interface com a Direção do Foro e visou à transferência das assinaturas da Suspensão Condicional da Secretaria do Juízo para a entrada principal do fórum.
De acordo com a magistrada, no caso de uma comarca do porte de Belo Horizonte, a implantação de um modelo de gestão bem-sucedido depende do amplo apoio da Direção do Foro. “Tenho de agradecer ao juiz Marcelo Fioravante e sua assessoria pelo apoio irrestrito, fundamental para que pudéssemos interagir com os diversos setores do foro da capital”, observou.
2ª Vara Criminal e da Infância e da Juventude de Ribeirão das Neves
“Gostaria de agradecer a oportunidade de participar desse processo, que foi transformador”, afirmou a juíza Lívia Lúcia Oliveira Borba, da 2ª Vara Criminal e da Infância e da Juventude de Ribeirão das Neves, ao apresentar os resultados da implantação do modelo na vara, nos últimos seis meses. “Hoje, o número de processos encerrados é maior que a distribuição, em respeito à meta 1 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ)”, ressaltou. Em fevereiro deste ano, quando a gestão judicial começou a ser colocada em prática, o acervo da vara era de cerca de 13.500 processos; no momento, o número é de aproximadamente 11.500.
Entre as práticas bem-sucedidas adotadas no período, a juíza Lívia Borba citou, entre outras, a decisão de manter os comissários da infância e da juventude por três dias na secretaria e dois dias cumprindo diligências, a cada semana. “Com isso, foram mais sete servidores atuando na Vara da Infância”, observou a magistrada. Ela afirmou que a meta, agora, é fazer com que rapidamente o acervo na vara caia para 10 mil processos.
4ª Vara Cível de Contagem
Enquanto o curso de modelo de gestão judicial era realizado, nos últimos seis meses, a 4ª Vara Cível de Contagem realizou o desdobramento estratégico para a unidade, tudo alinhado ao cumprimento de metas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e da Corregedoria-Geral de Justiça, explicou a juíza Mônica Silveira Vieira. “Uma medida importante que adotamos foi a sistematização dos resultados”, contou. Em agosto do ano passado, o acervo na vara era de 11.112 processos; com as medidas adotadas por meio da gestão judicial, o acervo caiu para 10.527 processos em julho deste ano.
Como experiências de sucesso no período do curso, a magistrada relatou a disponibilização de formulário escrito para a solicitação de atendimento (“Posso Ajudar?”); a colocação em escaninhos separados dos processos em que houve publicação, organizados por data; e a implantação do “processômetro”, medida que representa transparência e prestação dos atos públicos, de acordo com a magistrada. “Até dezembro de 2017, pretendemos apresentar uma redução de 7% do acervo; visamos ainda a uma redução de 8% do acervo em 2018”, afirmou.
5ª Vara Cível de Contagem
“Na 5ª Vara Cível de Contagem, esse foi um processo muito produtivo, que contou com a participação e o envolvimento ativo de todos, estagiários e servidores”, contou o juiz Mateus Bicalho de Melo Chavinho. Ao apresentar a experiência em sua unidade jurisdicional, o magistrado teceu um breve histórico da 5ª Vara Cível. “Sempre tivemos dificuldade em acompanhar a alta distribuição de processos; os servidores se sentiam enxugando gelo. Por isso, o convite para participar do curso foi encarado por nós como uma chance e fez toda a diferença”, relatou. Foram definidas metas e indicadores e adotadas práticas que resultaram na diminuição do acervo, hoje em cerca de 9.200 feitos ativos. “Nossa meta é reduzir para 8.700 até o final deste ano”, disse.
Sobre as experiências de sucesso no período, o juiz falou sobre o “Sentenciômetro” (quadro de medida de sentenças na unidade), o “Baixômetro” (quadro registrando a evolução das baixas) e o “Histograma” (usado para os processos físicos). De acordo com o magistrado, pesquisas de satisfação realizadas com os servidores, os estagiários e o público identificaram satisfação com as melhorias trazidas pela implantação do modelo de gestão.
Vara de Execuções Criminais de Ribeirão das Neves
“É possível implantar o modelo de gestão mesmo em varas de execução, que têm uma peculiaridade: nossos processos não se encerram”, observou a juíza Míriam Vaz Chagas, titular daquela que é, informou ela, “a maior vara de execuções de Minas e, talvez, do Brasil”. “São 9 mil processos sob jurisdição de um único magistrado”, contou, acrescentando que a unidade jurisdicional possui 15 servidores efetivos e 23 estagiários, além de terceirizados. “O porte é o de uma empresa, por isso sua gestão é um desafio”, observou.
Durante a implantação do modelo de gestão, foram estabelecidas metas de curto, médio e longo prazos. Entre as metas, figurou reduzir o número de processos de execução com inclusão de dados pendente, retificar atestados de pena, com a melhora do fluxo dos processos na secretaria, padronizar as decisões pelo gabinete, uniformizar o procedimento de juntada e reduzir o número de atendimentos no balcão.
Entre os resultados alcançados, a juíza da Vara de Execuções de Ribeirão das Neves indicou o aumento de despachos por dia, de 60 para 70, e o de sentenças, de 65 para 85, aproximadamente. A vara possuía 25 mil processos em 2012; há cerca de um ano, o acervo era de 14 mil; em maio de 2017, o número baixou para 12.776 processos.
3ª Vara Criminal de Betim
“Implantamos a gestão de resultados com a meta de sermos a vara criminal com o menor acervo em Betim”, disse o juiz Henrique Mendonça Schvartzman, da 3ª Vara Criminal. Durante o período, foi iniciada na unidade a gestão de pessoas (entre outras medidas, um servidor do gabinete foi cedido para a secretaria) e, sequencialmente, a gestão por competências, a gestão por processos, a gestão da comunicação, a gestão do tempo e a gestão da informação.
Entre outras medidas, foi criado um roteiro das tarefas, para criar um parâmetro para todos, e foram realizados mutirões de baixa. “Hoje, o acervo da 3ª Vara é o menor entre as criminais de Betim, com 6.443 feitos ativos, o que significa uma redução de 10% do acervo em seis meses”, comemorou.
Outras unidades judiciárias
Também apresentaram seus resultados de implantação do modelo de gestão judicial três unidades judiciárias que não figuraram entre as seis da Região Metropolitana de Belo Horizonte (RMBH) que tiveram reuniões in loco: a 2ª Vara Cível, Criminal e de Execuções Penais de Itabirito, a 1ª Vara Criminal de Ribeirão das Neves e a 1ª Vara Criminal de Montes Claros.
O juiz Antônio Francisco Gonçalves, da 2ª Vara Cível, Criminal e de Execuções Penais de Itabirito, explicou que em sua unidade judiciária o foco foram os indicadores de baixa de processos. No período de janeiro a julho de 2016, foram distribuídos 1.055 processos para a vara, com cerca de 500 baixas. Após a implantação do modelo de gestão judicial, com a adoção de medidas para melhorar o fluxo dos trabalhos e com a criação de metas, os números, entre janeiro e junho de 2017, foram de 1.310 processos distribuídos com um total de 1.717 baixas.
Também relatando a experiência positiva com o curso, a juíza Mariana Siani, da 1ª Vara Criminal e do Tribunal do Júri de Ribeirão das Neves, disse que sua unidade tem acervo alto e apresentava grande taxa de congestionamento. Durante o processo, verificou-se gargalo nas expedições, o que suscitou a iniciativa de realizar mutirões. “Passamos a fazer duas horas de mutirões de expedição todos os dias, até que conseguíssemos regularizar o fluxo”, explicou. Um dos resultados positivos apresentados pela juíza foi o dado de que em 18 de abril deste ano havia 973 autos na movimentação “ato ordinatório”; em 4 de agosto último, esse número era 41.
Na 1ª Vara Criminal de Montes Claros, a meta ao longo do programa, conta o juiz Bruno Sena Carmona, foi ambiciosa: redução de 40% do acervo até 1º de janeiro de 2018. Ao longo do processo, de acordo com o magistrado, entre as principais conquistas estão a implantação e a solidificação de uma ‘cultura de baixa’, o maior controle, rapidez, eficácia e eficiência das audiências, a racionalização das diligências da secretaria, a capacitação dos servidores e estagiários, a melhoria na organização e localização dos processos e a melhoria na autoestima da equipe. “O acervo, que era em torno de 10 mil, já em está em torno de 8.100”, relatou.
Visão de futuro
No encerramento do curso, as unidades apresentaram também a visão de futuro delas, indicando as metas traçadas de curto e médio prazo. Para a totalidade delas, figurou nesse campo a manutenção dos rituais de gestão, o diálogo permanente com as equipes e com a Direção do Foro (quando for o caso), a interface permanente com órgãos como Ministério Público e Polícias Civil e Militar e a manutenção da motivação e do empoderamento dos servidores e das novas boas práticas adotadas na rotina das secretarias.
Estiveram presentes no encerramento o desembargador Wagner Wilson, 2º vice-presidente do TJMG e superintendente da Ejef; o desembargador Alberto Diniz Júnior, representando a Associação Mineira de Magistrados (Amagis); a juíza auxiliar da 2ª Vice-Presidência, Lisandre Borges Figueira; o diretor do foro da Comarca de Belo Horizonte, juiz Marcelo Fioravante; juízes auxiliares da Corregedoria-Geral de Justiça; magistrados e servidores das varas participantes da iniciativa e servidores da Ejef.
Fonte: Assessoria de Comunicação Institucional do TJMG